Ada beberapa Kriteria Email agar tidak dianggap Spam yang biasanya masuk ke spam folder, yaitu:
1. Gunakan judul yang baik, jangan mengosongkan judul dan usahakan untuk tidak terlalu panjang atau pendek.
2. Hindari cara penulisan dengan menggunakan huruf besar semua, karena terkesan tidak sopan dan identik dengan orang yang sedang marah.
3. Jangan menulis judul dengan bahasa yang sulit dimengerti misal menggabungkan huruf dan angka seperti “4y0 bu4t 3mail”.
4. Jika menambahkan Link, pastikan link tersebut aktif, dan jangan menggunakan URL Shortener dalam isi pesan.
5. Email Satu Arah, Email satu arah maksudnya adalah Anda hanya dapat mengirimkan email saja tanpa mengajak penerima email untuk membalas email. Hal ini bisa menjadi penyebab email masuk spam karena pada dasarnya email itu adalah alat komunikasi 2 arah.
6. Konten filter; Penyebab email masuk spam yang keenam adalah terjerat konten filter. Maksudnya adalah isi maupun subjek email yang Anda kirimkan itu berisi kata-kata yang mengandung jargon spam. Contoh dari jargon spam ini antara lain: gratis, free, diskon, voucher, persen (%) dan lain sebagainya. Selain itu kata-kata jorok, mengandung kekerasan, promosi juga bisa menjadi indikator email Anda masuk spam.
Hampir seluruh shared hosting mengalami hal demikian, hal ini dikarenakan adanya pengecekan IP pengirim email oleh Yahoo dan Gmail.
Pada share hosting, dimana dalam 1 (satu) server atau 1 (satu) IP akan memiliki lebih dari 50 client hosting, 1 client tersebut dapat saja mengirimkan email lebih dari 50 email perharinya, dengan demikian dapat terhitung berapa ribu email yang keluar dalam 1 hari.
Jumlah pengiriman email yang besar dalam 1 hari tersebutlah yang dianggap sebagai penyebaran SPAM oleh sistem Yahoo atau Gmail, terlebih Yahoo dan Gmail memiliki peraturan yang ketat akan penerimaan/pengiriman email, hal ini menyangkut layanan mereka dan juga komitmen mereka untuk meminimalisir penyebaran SPAM.
Untuk mengatasi hal tersebut, apabila email anda masuk kedalam bulk/spam/junk, maka anda dapat memberitahukan kepada rekanan anda untuk melakukan white list pada email tersebut dengan cara pilih email tersebut lalu di set sebagai Mark not Spam", dengan demikian domain anda akan masuk kedalam white list dan kembali muncul di inbox.
Hal demikian juga berlaku untuk anda apabila menerima email dari rekenan anda dan email tersebut masuk kedalam spam/junk/bulk di account Yahoo atau Gmail anda.
